⚙️Outlook會議邀約說明
• 使用Outlook進行會議邀約原因 • 如何新增Outlook會議與邀約 • 如何追蹤與會人員回覆意見
• 如何在Outlook會議中附加檔案 • 如何傳送會議記錄 • 其他諮詢或是操作疑問
► 使用Outlook進行會議邀約原因
1. 目的說明：
♦ 利用行事曆方便邀約。
♦ 可即時聯繫減少重複陳述說明。
♦ 會議內容異動時可迅速傳遞。
♦ 資料集中於行事曆內方便存取。
♦ 減少紙張使用量。
2. 使用原則：ㄇ
♦ 召開會議一律以Outlook進行邀約，不再紙本傳送。
♦ 會議時間安排參考出席人員行事曆，不再另行協調。
♦ 接獲會議邀約請直接回覆出席與否，不再逐一確認。
♦ 會議資料與紀錄以附加檔案方式傳送，無需e-Mail傳送。
♦ 維持個人行事曆內容正確，方便會議時間選擇。
► 如何新增Outlook會議與邀約
1. 開啟Outlook軟體中 [ 行事曆 ] 功能。
2. 點選 [ 新增會議 ]。
3. 開啟新增會議畫面
4. 填入 [ 收件者 ] 即與會人員， [ 主旨 ] 與 [ 地點 ]，即會議名稱及開會地點，以及會議通知之內容。
5. 點選 [ 排程小幫手 ]，參考與會人員行事曆，選擇 [ 會議時間 ]。
6. 按 [ 傳送 ] ，即可發出會議通知。
► 如何追蹤與會人員回覆意見。
1. 點選 [ 行事曆 ] 中之會議項目。
2. 點選 [ 追蹤 ] 選項，即顯示收到與會人員回覆資訊。
► 如何在Outlook會議中附加檔案。
► 如何傳送會議記錄。
1. 同附加檔案作業方式，只需將檔案以附件方式加入會議中，儲存後傳送即可。
備註：會議記錄格式與現行文書作業相同。
► 其他諮詢或是操作疑問。
請與圖書暨資訊處資訊技術組，校內分機：2820洽詢。